Usaha IT Services itu sama dengan Project

Barangkali, hal ini sering anda dengar, bahwa mengelola IT Services itu sama seperti halnya mengelola IT Project, SisKom UMKM mendukung proses usaha ini. Dimulai dari proses pengelolaan penerimaan order dari customer hingga proses penagihanpun sudah termasuk didalam paket ini.

Secara garis besar, proses usaha yang berlangsung pada usaha IT Services, berawal dari aktifitas berikut:

Kontak pertama kita dengan pelanggan melalui "Quotation" atau pada SisKom UMKM disebut sebagai Commercial Proposal. Dimana, kita melakukan proses peramuan antara produk-produk dan jasa-jasa yang kita kombinasikan untuk menjadi satu fase penjualan dengan customer user. Dimana didalamnya, kita bisa melakukan proses perancangan atas pekerjaan untuk membuat Commercial Proposal tersebut valid dan dapat dinegosiasikan dengan customer kita.

Untuk mengkomunikasikannya dengan pihak internal, biasanya kita menyebutnya sebagai "Project", dimana dalam project tersebut kita juga akan menentukan aktifitas-aktifitas yang dibutuhkan agar Project tersebut dapat berhasil dan berjalan dengan baik. Sudah pasti tentunya akan timbul biaya-biaya selama project tersebut. Baik biaya yang sifatnya adalah biaya produk, biaya jasa maupun biaya atas pekerjaan yang dilakukan oleh sumber daya manusia di internal usaha kita maupun external.

Pengaturan biaya ini sangat erat kaitannya dengan alur pembiayaan perusahaan, dimana hasil dari pembiayaan ini tentunya akan mempengaruhi kondisi keuangan usaha anda. Hal ini sangat membutuhkan informasi akan adanya pengeluaran yang cepat dan akurat, sehingga biaya-biaya tersebut bisa anda antisipasi dan rencanakan maupun disesuaikan dengan proses penagihan customer anda, sehingga tidak terjadi pengeluaran biaya yang tinggi sementara proses penagihan belum dapat dilakukan.

SisKom UMKM ini, berdasarkan framework dari Dolibarr (ERP/CRM), sudah memiliki module-module diatas. Sehingga anda dapat dengan mudah, cepat dan akurat melakukan proses usaha operasional anda.

Panduan singkat cara penggunaan sistem
Pembuatan Project Baru
Untuk membuat project baru, anda bisa mempergunakan login sales1.person. Lalu ikuti langkah berikut:

1. Click pada menu atas: Projects
2. Click pada menu sebelah kiri: New lead or project
3. Isilah data yang dibutuhkan, yang harus diisi diberi tanda dengan huruf tebal pada label isian
4. Click pada tombol Create Draft untuk membuat draft dari Commercial Proposal
5. Anda kemudian, dapat membuat Task yang berisi pekerjaan dan dapat mengassign user lain guna membantu anda
6. Selanjutnya, proses akan dilakukan oleh Sales Manager untuk melakukan Validasi draft project anda

Bagi sales.manager, anda dapat login dan menggunakan menu Projects - List untuk melihat draft dari project, dan kemudian dapat masuk kedalam datanya dan melakukan validasi dengan menggunakan tombol Validate.

Setelah proses create dan validasi project selesai, maka proses bisa bergerak ke alur pembuatan Quotation ke Customer, proses ini dilakukan dengan cara membuat Commercial Proposal. Anda dapat memasukkan produk maupun jasa yang dibutuhkan oleh customer dan memberikan informasi mengenai nilai PPN bila ada maupun discount per item.
Proses Commercial Proposal harus mendapatkan Validasi dari Sales Manager sebelum dikirimkan ke Customer. Dan Customer bisa mengakses secara online Commercial Proposal tersebut, dan apabila customer menyetujuinya, maka customer bisa membubuhkan tandatangannya pada form Commercial Proposal untuk kemudian anda bisa lakukan proses pemenuhan atas permintaan customer tersebut.